Citation de Plutarque

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« Avoir du temps, c’est posséder le bien le plus précieux
pour celui qui aspire à de grandes choses »

Plutarque

 

Gestion du temps : La méthode TRAPEC

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Je suis débordé(e), noyé(e), dépassé(e)…..STOP !
Le fouillis n’est pas propice à la concentration.

Avant de mettre en application des lois de gestion du temps, il faut utiliser la méthode TRAPEC dans son intégralité.

Avec TRAPEC : 80 % DES LOIS DE LA GESTION DU TEMPS SONT SATISFAITES

  • Je fais le tri dans mes armoires et dans mon informatique
    J’applique le plus souvent la règle : « TOUT CE QUI N’EST PAS INDISPENSABLE EST INUTILE »
  • Dans mon bureau, mon équipe, mon service, toutes les informations permanentes, qu’elles soient papier, informatique ou emails sont dans le classement TRAPEC. Tout le monde parle le même langage.
  • Mon organiseur ou mon logiciel TRAPEC m’accompagne partout.
    J’ai toujours sur moi de quoi prendre des notes.
  • Je ne déplace jamais 2 fois le même document, papier ou numérique.
    Je lui donne immédiatement une affectation :
    – poubelle
    – à lire
    – à distribuer (départ)
    – à classer (départ)
    – à rappeler ultérieurement (date F dans l’échéancier)
    – à faire aujourd’hui (ce jour)Pour les actions n’ayant pas de notion de temps court terme, pour les choses qui me préoccupent : « idées à suivre ».
  • Je maintiens mon classement propre :
    – je jette,
    – je crée des archives vivantes,
    – j’archive régulièrement,
    – je classe mes archives mortes selon la méthode TRAPEC,
    – je reprends périodiquement et en priorité les gros dossiers
    pour y faire le tri : si j’ajoute un document, j’en élimine un autre !
  • Je peux partager, déléguer complètement mon classement.
  • J’utilise toutes les fonctions de mon organiseur ou de mon logiciel TRAPEC:- je regroupe post-it, pense-bêtes, toutes les informations de passage devant être traitées à court terme sur « les notes à ventiler ».- j’utilise les « idées à suivre » pour mes préoccupations à moyen ou long terme ou pour transmission aux personnes avec qui je suis en relation.
  • Je travaille sur un bureau nu : j’utilise la desserte TRAPEC « arrivée, départ, ce jour, boite F » pour structurer et hiérarchiser tous les flux d’information. Je retrouve dans ma boite F tous les documents papier associés à une tâche.
  • J’utilise mon carnet de délégation ou la fonction délégation de mon logiciel TRAPEC pour suivre et contrôler les actions et travaux confiés à mes collaborateurs.
  • Je crée des « fiches Actions » pour le partage des tâches dans l’équipe et/ou le suivi des opérations importantes.
  • Je liste mes priorités.
  • Je commence ma journée par un plan de travail.

Plus d’information sur la méthode et la gestion du temps : http://www.trapec.com/solution-gestion-temps.html

Management : La méthode 5S

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Technique de management d’origine japonaise qui permet d’introduire ordre et rigueur dans l’entreprise.
C’est un outil essentiel pour amorcer une démarche de Qualité Totale.

La méthode des 5S tire son origine de la première lettre de chacune des 5 opérations suivantes :

•SEIRI = Débarras
•SEITON = Rangement
•SEISO = Nettoyage
•SEIKETSU = Ordre
•SHITSUKE = Rigueur

1 – Débarras
La première opération a pour but de trier, de supprimer tout ce qui est inutile ou obsolète et de hiérarchiser les éléments de travail matériels ou immatériels. Cette action tend à lutter contre l’accumulation.

2 – Rangement
Il s’agit là d’aménager les moyens de façon à éviter les pertes de temps et d’énergie, ce qui conduit à la mise en place d’une logique unique dans l’équipe. Résultat concret = une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.

3 – Nettoyage
Le non-respect de cette opération peut avoir des conséquences graves en provoquant des anomalies ou des blocages d’activité. Cela revient à mettre en place une organisation permettant une inspection permanente, la prévention des dérives et la correction immédiate des erreurs.

4 – Ordre
Cette opération consolide les précédentes en simplifiant les procédures, en les standardisant et en systématisant l’utilisation de la méthode sur tous les supports. Elle s’appuie sur des outils simples et concrets comme le repérage visuel.

5 – Rigueur
C’est la règle la plus importante des 5S. Elle pérennise l’effort accompli, elle favorise l’acquisition d’automatismes, elle encourage l’adhésion de l’équipe.
La rigueur est assurée à travers deux axes importants :
– un contrôle continu via des vérifications fiables.
– une communication dynamique (la valeur d’exemple).

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