Gestion des tâches : Le but n’est pas de travailler plus mais de travailler mieux

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  1. Exécuter chaque tâche selon son degré d’urgence et d’importance.
  2. Ne pas perdre de vue ses objectifs.
  3. Ne pas perdre de temps en tâches futiles et pas vraiment importantes.
  4. Déléguer toutes les tâches qui peuvent être déléguées.
  5. Se concentrer sur une seule tâche à la fois.
  6. Travailler en tenant compte du principe de Pareto.

Les tâches importantes et urgentes :

  1. Ne programmez pas plus de 10 points par jour.
  2. Segmentez les tâches complexes et exigeantes en sous tâches plus facilement programmables.
  3. Apprenez à évaluer correctement le temps exigé par chacune de vos tâches.
  4. Soyez ambitieux, mais ne surchargez pas.
  5. Ne programmez que 60% de votre temps.
  6. Révisez à froid votre plan de journée.
  7. Terminez chaque tâche avant de passer à la suivante.

La clef de mon organisation: Le plan de journée

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« La clef de mon organisation : le rendez-vous quotidien où j’établis un plan de journée qui me permet de ne  plus jamais en perdre le fil »

Structurer ma journée en 4 points :

  1. Récapitulez les tâches à accomplir
  2. Estimez les temps nécessaires
  3. Allouez du temps à l’imprévu
  4. Décidez en fonction des priorités

 

 En amont, je regarde mes notes, ma messagerie et ce que j’ai à faire aujourd’hui dans mon échéancier.

Je considère en premier lieu mes tâches en retard qui seront reprogrammées en fonction des nouvelles priorités. (La journée ne commence pas systématiquement par le retard de la veille…)

Je rajoute :
le travail programmé pour aujourd’hui (échéancier)
les tâches à faire aujourd’hui prélevées dans mon « arrivée » du jour
les messages à traiter ce jour

Je jette un coup d’œil dans le répertoire de mes « fiches actions » pour  en anticiper le traitement si ma charge de travail le permet.

Je donne un ordre de priorité en appliquant la loi d’Eisenhower, tout en évaluant le temps à passer sur chaque tâche :
– loi de Parkinson
– loi de Murphy
– loi de Pareto
– je réserve 40 % aux imprévus

Je m’interroge :  « Si je ne fais pas cette tâche, quelle en sera la conséquence ? »

Je hiérarchise mes tâches.
Si la charge de travail est trop importante :
– je repousse les tâches les moins importantes
– je délègue

Je traite les tâches dans l’ordre et non pas suivant la loi de LABORIT ; autrement dit : je ne cherche pas à faire ce qui est le plus facile avant le plus difficile, (ce qui équivaudrait à faire la niche du chien avant de construire la maison).

Autres principes de gestion du temps

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  • Je programme seulement 60 % de mon temps. Je réserve toujours 40 % aux imprévus.
  • J’optimise l’utilisation de mes capacités cérébrales.
    La mémoire n’est trop souvent utilisée que comme un simple lieu de stockage : elle est encombrée d’informations alors qu ‘elle devrait être réservée à la réflexion.
    Je note tout ce qui me passe par la tête.
  • Je réserve du temps pour mon travail personnel sur mon agenda.
    Je fais fonctionner en parallèle mon échéancier et mon agenda.
  • Je fixe toujours des échéances, des délais.
  • Je donne toujours mes instructions par écrit.
    S’il y a une date butoir, je gère le double dans mon échéancier.
  • Lors d’un rendez-vous, je préviens mon interlocuteur, dès le départ, du temps dont je dispose.
  • Je téléphone ou j’envoie un email avant de me rendre à un rendez-vous.
  • Je choisis le téléphone pour régler plus vite les problèmes sauf si je dois garder une trace.
  • Je n’envoie pas d’email sans importance.
  • Je lis, je traite mes messages chaque jour et je leur donne une affectation.
  • J’exploite mes lectures.
    Je jette ce que je n’ai pas envie de conserver.
    Je classe ce qui m’intéresse dans les dossiers correspondants.
  • Je date mes notes ; je numérote les pages.
    Et si possible, je traite un seul sujet par note.
    Je fais des écrits courts et concis.
  • Je délègue tout ce qui peut être délégué.
  • Je forme mes collaborateurs.
    Je donne à mon assistante des responsabilités. Mon assistante, formée à la gestion de projets, au courant des données que je traite, est une aide formidable.
  • J’écris des procédures et je contrôle avec des check-lists.

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