Gestion du temps : La méthode TRAPEC

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Je suis débordé(e), noyé(e), dépassé(e)…..STOP !
Le fouillis n’est pas propice à la concentration.

Avant de mettre en application des lois de gestion du temps, il faut utiliser la méthode TRAPEC dans son intégralité.

Avec TRAPEC : 80 % DES LOIS DE LA GESTION DU TEMPS SONT SATISFAITES

  • Je fais le tri dans mes armoires et dans mon informatique
    J’applique le plus souvent la règle : « TOUT CE QUI N’EST PAS INDISPENSABLE EST INUTILE »
  • Dans mon bureau, mon équipe, mon service, toutes les informations permanentes, qu’elles soient papier, informatique ou emails sont dans le classement TRAPEC. Tout le monde parle le même langage.
  • Mon organiseur ou mon logiciel TRAPEC m’accompagne partout.
    J’ai toujours sur moi de quoi prendre des notes.
  • Je ne déplace jamais 2 fois le même document, papier ou numérique.
    Je lui donne immédiatement une affectation :
    – poubelle
    – à lire
    – à distribuer (départ)
    – à classer (départ)
    – à rappeler ultérieurement (date F dans l’échéancier)
    – à faire aujourd’hui (ce jour)Pour les actions n’ayant pas de notion de temps court terme, pour les choses qui me préoccupent : « idées à suivre ».
  • Je maintiens mon classement propre :
    – je jette,
    – je crée des archives vivantes,
    – j’archive régulièrement,
    – je classe mes archives mortes selon la méthode TRAPEC,
    – je reprends périodiquement et en priorité les gros dossiers
    pour y faire le tri : si j’ajoute un document, j’en élimine un autre !
  • Je peux partager, déléguer complètement mon classement.
  • J’utilise toutes les fonctions de mon organiseur ou de mon logiciel TRAPEC:- je regroupe post-it, pense-bêtes, toutes les informations de passage devant être traitées à court terme sur « les notes à ventiler ».- j’utilise les « idées à suivre » pour mes préoccupations à moyen ou long terme ou pour transmission aux personnes avec qui je suis en relation.
  • Je travaille sur un bureau nu : j’utilise la desserte TRAPEC « arrivée, départ, ce jour, boite F » pour structurer et hiérarchiser tous les flux d’information. Je retrouve dans ma boite F tous les documents papier associés à une tâche.
  • J’utilise mon carnet de délégation ou la fonction délégation de mon logiciel TRAPEC pour suivre et contrôler les actions et travaux confiés à mes collaborateurs.
  • Je crée des « fiches Actions » pour le partage des tâches dans l’équipe et/ou le suivi des opérations importantes.
  • Je liste mes priorités.
  • Je commence ma journée par un plan de travail.

Plus d’information sur la méthode et la gestion du temps : http://www.trapec.com/solution-gestion-temps.html

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